探索財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型深水區(qū),聯(lián)想AOM自動(dòng)化管理體系全面發(fā)力

隨著市場(chǎng)的發(fā)展和智能化的深入，財(cái)務(wù)正呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化、結(jié)構(gòu)化、信息化和數(shù)字化的趨勢(shì)。作為全球領(lǐng)先的ICT 科技企業(yè)，聯(lián)想始終秉承“智能，為每一個(gè)可能”的品牌愿景，為用戶與全行業(yè)提供整合了應(yīng)用、服務(wù)和良好體驗(yàn)的智能終端，以及強(qiáng)大的云基礎(chǔ)設(shè)施與行業(yè)智能解決方案。而在其內(nèi)部的財(cái)務(wù)智能化道路中，聯(lián)想也采取了頗具創(chuàng)新性的轉(zhuǎn)型方式。

選擇UiPath，搭建智能管理體系A(chǔ)OM

在以往的數(shù)字化、智能化實(shí)踐中，聯(lián)想始終堅(jiān)持通過智能化驅(qū)動(dòng)新業(yè)務(wù)增長(zhǎng)并實(shí)現(xiàn)社會(huì)價(jià)值。在聯(lián)想看來，“數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型不僅僅是一把手工程，在具體實(shí)踐中，企業(yè)的轉(zhuǎn)型更需要全員的數(shù)字化及智能化，每名員工都應(yīng)成為‘?dāng)?shù)字化原住民’，這將是建立未來競(jìng)爭(zhēng)力非常重要的組成部分”，而具有靈活、快速實(shí)施、可定制化等特點(diǎn)的自動(dòng)化技術(shù)現(xiàn)已成為全民數(shù)字化建設(shè)中的關(guān)鍵力量。

在此背景下，聯(lián)想全球Solutions & Services Group（以下簡(jiǎn)稱SSG）技術(shù)與解決方案交付團(tuán)隊(duì)選擇UiPath作為其合作伙伴，戰(zhàn)略性規(guī)劃自動(dòng)化實(shí)施范圍和Automation Operating Model（以下簡(jiǎn)稱AOM）管理體系，通過IT智能化運(yùn)維生態(tài)系統(tǒng)，幫助整個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，涵蓋的業(yè)務(wù)部門包括人力資源、財(cái)務(wù)、供應(yīng)鏈、審計(jì)、銷售、服務(wù)等。

降本增效，多流程減輕財(cái)務(wù)工作壓力

在企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域中，財(cái)務(wù)的自動(dòng)化對(duì)企業(yè)意義重大，是推動(dòng)公司發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。由于聯(lián)想具有客戶多、交易量大、數(shù)據(jù)量大、員工眾多等特點(diǎn)，財(cái)務(wù)的工作質(zhì)量和效率提升也充滿了各種挑戰(zhàn)。因此，聯(lián)想首先將財(cái)務(wù)部門作為自動(dòng)化項(xiàng)目中的重點(diǎn)領(lǐng)域，以圖用自動(dòng)化技術(shù)為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型打開新思路。

1.打破系統(tǒng)屏障，實(shí)現(xiàn)無縫跨系統(tǒng)連接

聯(lián)想內(nèi)部的一些財(cái)務(wù)報(bào)表，需要從多個(gè)系統(tǒng)下載數(shù)據(jù)，進(jìn)行手工合并和數(shù)據(jù)加工后才能出具，其中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)還需要跨系統(tǒng)對(duì)其準(zhǔn)確性進(jìn)行核驗(yàn)。通過自動(dòng)化技術(shù)，聯(lián)想得以打破系統(tǒng)屏障，快速部署并實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)需求。比如在聯(lián)想的日常運(yùn)維中，國外的稅務(wù)相關(guān)證書需要核對(duì)兩個(gè)不同系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，以保證稅務(wù)數(shù)據(jù)的整體準(zhǔn)確性。在使用UiPath自動(dòng)化技術(shù)為這項(xiàng)跨系統(tǒng)檢查任務(wù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化后，不僅極大節(jié)省了人力，還使員工擁有更多時(shí)間去做更有價(jià)值的工作。此外，針對(duì)快速實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)校驗(yàn)的需求，機(jī)器人也發(fā)揮出了高效率、低成本的技術(shù)優(yōu)勢(shì)。例如聯(lián)想ECC升級(jí)S4項(xiàng)目，系統(tǒng)并行階段的科目余額核對(duì)和明細(xì)均能夠通過自動(dòng)化機(jī)器人從兩個(gè)系統(tǒng)分別自動(dòng)下載、自動(dòng)核對(duì)，并標(biāo)記差異，流程效率有了顯著提升。

2.替代重復(fù)性的日常財(cái)務(wù)操作，讓流程更簡(jiǎn)單

由于業(yè)務(wù)眾多，聯(lián)想的對(duì)公報(bào)銷業(yè)務(wù)數(shù)目龐大。在原流程中，每個(gè)部門的員工都需要根據(jù)發(fā)票上的信息填寫報(bào)銷單，然后在系統(tǒng)中提交報(bào)銷申請(qǐng)，通過審批后再將單據(jù)下載并打印交給財(cái)務(wù)。這一方式不僅效率低下，流程質(zhì)量也很不穩(wěn)定。在部署自動(dòng)化軟件機(jī)器人后，通過將OCR、智能自助對(duì)話機(jī)器人等智能技術(shù)結(jié)合，機(jī)器人便能夠自動(dòng)通過OCR識(shí)別發(fā)票并整理數(shù)據(jù)，完成系統(tǒng)填報(bào)和提交，并將報(bào)銷明細(xì)導(dǎo)出發(fā)送給員工。實(shí)施自動(dòng)化后，整體業(yè)務(wù)流程時(shí)間節(jié)約至少90%，發(fā)票的智能識(shí)別準(zhǔn)確率也提升至近98%，校驗(yàn)的精細(xì)度和時(shí)效性也都得到了大幅度提升。更重要的是，通過票據(jù)的全面影像化、結(jié)構(gòu)化、數(shù)據(jù)化，企業(yè)對(duì)費(fèi)用的內(nèi)審管控也能夠在線高效便捷完成。此外，UiPath自動(dòng)巡檢機(jī)器人還會(huì)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行巡檢和報(bào)單，最大幅度降低系統(tǒng)異常對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響。

3.融合AI技術(shù)，實(shí)現(xiàn)超自動(dòng)化核心支撐技術(shù)升級(jí)，快速推動(dòng)企業(yè)數(shù)字化落地

在充分利用機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語言處理、OCR等技術(shù)對(duì)規(guī)模龐大、邏輯復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行處理后，UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺(tái)幫助聯(lián)想顯著提升了原本的工作效率。例如，SSG Finance有一些特殊的、邏輯復(fù)雜的財(cái)務(wù)報(bào)表需要在每月月末出具，但因其數(shù)據(jù)量大、計(jì)算量繁重，為了不在月結(jié)期間對(duì)核心系統(tǒng)產(chǎn)生壓力，聯(lián)想采用了人工智能驅(qū)動(dòng)的業(yè)務(wù)自動(dòng)化技術(shù)，使這一業(yè)務(wù)的效率最終提高了97%。原本需要一名員工花費(fèi)一整天時(shí)間下載數(shù)據(jù)并處理的報(bào)表，如今機(jī)器人只需15分鐘便可準(zhǔn)確完成，在月結(jié)期間有效釋放了大量人力和時(shí)間去從事更有價(jià)值的分析工作。

同時(shí)，機(jī)器人在數(shù)據(jù)量龐大的邏輯處理上也具有較大優(yōu)勢(shì)，能夠不斷為各項(xiàng)工作和報(bào)表的交付提速。例如，在集團(tuán)Trial Balance關(guān)鍵賬目核對(duì)的自動(dòng)化項(xiàng)目中，機(jī)器人能更好的指導(dǎo)完成月結(jié)并加速月結(jié)進(jìn)度；還可實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品成本的自動(dòng)分析計(jì)算，幫助成本經(jīng)理從幾百萬個(gè)零部件中快速檢索到合適的產(chǎn)品，以及計(jì)算最終報(bào)價(jià)。

4.關(guān)鍵流程自動(dòng)化，幫助管理層更精準(zhǔn)、更及時(shí)地做出財(cái)務(wù)決策

現(xiàn)金流是企業(yè)維持生計(jì)所需，以及支付供應(yīng)商和投資關(guān)鍵業(yè)務(wù)資產(chǎn)所需的重要資金，一旦出現(xiàn)異常情況，將會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生不可預(yù)估的負(fù)面影響。因此，企業(yè)現(xiàn)金流預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性非常重要。聯(lián)想財(cái)務(wù)部門在每周三前需精確預(yù)算未來90天內(nèi)需要支付的款項(xiàng)，但因現(xiàn)金流量數(shù)據(jù)龐大，校驗(yàn)邏輯復(fù)雜，全球費(fèi)用團(tuán)隊(duì)往往需要額外加班，才能整理出正確的預(yù)算報(bào)表，且每次操作都費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在實(shí)施了UiPath自動(dòng)化技術(shù)之后，機(jī)器人會(huì)自動(dòng)下載、整理、計(jì)算全部數(shù)據(jù)，員工只需要每周一查收FTP中的數(shù)據(jù)結(jié)果文件并進(jìn)行檢查即可，這樣不僅能夠節(jié)省大量人力，還提升了數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，幫助管理層更加快速、準(zhǔn)確、及時(shí)地做出決策。

此外，收入成本分析報(bào)表也是管理層關(guān)注的重要報(bào)表，聯(lián)想的成本團(tuán)隊(duì)每月需要跨系統(tǒng)從ERP和SharePoint下載數(shù)據(jù)，然后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和校驗(yàn)并出具報(bào)表。該流程需手工操作，效率低下。機(jī)器人上線后，成本團(tuán)隊(duì)可以更加及時(shí)地交付準(zhǔn)確的收入成本分析報(bào)表。自動(dòng)化技術(shù)的引入，不僅提高了財(cái)務(wù)效率，更是從各個(gè)環(huán)節(jié)減輕員工壓力，讓財(cái)務(wù)部門的員工擁有更多時(shí)間去實(shí)現(xiàn)分析和優(yōu)化建議等工作。

定制化智能管理體系，打造財(cái)務(wù)自動(dòng)化新未來

綜合來看，UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺(tái)通過為手工重復(fù)的財(cái)務(wù)處理流程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，縮短了處理時(shí)間，成功使流程效率平均提高了5-8倍，并大大提升了整體用戶體驗(yàn)。

隨著聯(lián)想財(cái)務(wù)自動(dòng)化智能化進(jìn)程的加速，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)用戶在參與數(shù)字化的過程中，與機(jī)器人之間也磨合形成了更為高效的協(xié)作模式，數(shù)字化程度在深度和廣度上正在不斷擴(kuò)大。

整體回顧，聯(lián)想財(cái)務(wù)部門自動(dòng)化項(xiàng)目的成功，離不開SSG技術(shù)與解決方案交付團(tuán)隊(duì)從上到下的重視。聯(lián)想在全面啟動(dòng)自動(dòng)化項(xiàng)目之初，結(jié)合多年的管理和自動(dòng)化試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，與UiPath共同打造了適合聯(lián)想自動(dòng)化發(fā)展現(xiàn)狀的AOM管理體系，該體系涵蓋了組織、治理、技術(shù)、流程、人員和文化等五大維度，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了業(yè)務(wù)自動(dòng)化流程的開發(fā)與部署。AOM既是自動(dòng)化計(jì)劃成功的關(guān)鍵，也為具體自動(dòng)化項(xiàng)目的落地提供了充分的指導(dǎo)和支持。除此之外，聯(lián)想SSG技術(shù)與解決方案交付團(tuán)隊(duì)還開發(fā)了聯(lián)想RPA管理運(yùn)營平臺(tái)，旨在實(shí)現(xiàn)全方位管理和服務(wù)的一體化平臺(tái)，促進(jìn)自動(dòng)化在全企業(yè)層面的全面部署和推進(jìn)。

在部署過程中,聯(lián)想不僅采用了UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺(tái)中的前臺(tái)和后臺(tái)機(jī)器人，還額外增添了自助機(jī)器人“助小咖”以及移動(dòng)端樂聊MyHub（二者均為聯(lián)想自研產(chǎn)品），力求實(shí)現(xiàn)員工與業(yè)務(wù)更加靈活的調(diào)配。

自助機(jī)器人“助小咖” 以及移動(dòng)端樂聊MyHub：隨時(shí)隨地啟動(dòng)機(jī)器人

不難看出，SSG技術(shù)與解決方案交付團(tuán)隊(duì)是有規(guī)劃且有創(chuàng)新地系統(tǒng)性推進(jìn)內(nèi)部自動(dòng)化部署，全力加速企業(yè)的整體轉(zhuǎn)型進(jìn)度，而這也正是聯(lián)想自動(dòng)化項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素。未來，聯(lián)想將繼續(xù)加強(qiáng)與UiPath業(yè)務(wù)自動(dòng)化平臺(tái)的友好合作，繼續(xù)推進(jìn)企業(yè)各領(lǐng)域的自動(dòng)化部署，賦能更多業(yè)務(wù)部門，運(yùn)用自動(dòng)化技術(shù)釋放業(yè)務(wù)潛能，創(chuàng)造更多商業(yè)價(jià)值。