北京RFID票據(jù)文件監(jiān)管系統(tǒng)解決方案
文件管理中存在的難題
內(nèi)部涉密文件被非法帶出單位
內(nèi)部工作人員有意或無意將涉密文件帶出單位,無法及時發(fā)現(xiàn),導致泄密,無法追查泄密渠道,無法確定責任人。
領用出去文件無法追蹤管理
領用出去的涉密文件無法追蹤管理,無法一一對應回收、銷毀,往往出現(xiàn)露件、替換件現(xiàn)象。
文件查找難
文件堆中手工尋找某一份文件是非常耗時的。管理員通過印在文件箱上號碼搜索文件,而文件可能會放置在錯誤的文件箱里,或已被他人取走,這又增加了搜索的難度。
解決方案
運用RFID技術,建立文件管理系統(tǒng)解決方案,可以大大改進管理方式、提高工作效率,保障文件資料安全。無線射頻(RFID)技術為核心的文件管理系統(tǒng),是在被管理文件上加帖特定的RFID電子標簽。通過RFID電子標簽的微小芯片和天線,可以方便地跟蹤和記錄文件在流動過程中間的每一個地點。例如文件經(jīng)過不同的辦公室或者檢查點時。都會得到記錄,而且在任何一臺內(nèi)部授權管理終端上面可以實時清楚看到,可以很方便知道文件目前的位置,存放的地點,確認文件的取出或者存入。
當此文件經(jīng)過監(jiān)管出入口或通道檢查點的時候,會被出入口的RFID閱讀器發(fā)現(xiàn),管理系統(tǒng)可自動記錄文件通過時間,如果該文件是非法帶出,系統(tǒng)會自動發(fā)出相應的報警,同發(fā)短信息給相關的管理人員。
RFID文件管理系統(tǒng)可以同時讀取一疊文件,可以批量處理多個文件。當工作要取某個文件時,采用讀寫器讀取文件的 RFID標簽及工作人員配戴的工作證ID號,保證文件領取的正確性。
這個系統(tǒng)提供標準的數(shù)據(jù)接口,可以與現(xiàn)有的文件管理系統(tǒng)整合在一起。最大程度的增強現(xiàn)有文件管理系統(tǒng)的功能和安全性。
系統(tǒng)組成
系統(tǒng)工作步驟
1、將文件加貼電子標簽;
2、將加貼電子標簽的文件信息寫入RFID電子標簽,及上傳到管理系統(tǒng)中心數(shù)據(jù)庫;
3、經(jīng)系統(tǒng)授權許可的文件方可帶出規(guī)定的存放位置;
4、未授權的文件帶出,系統(tǒng)將發(fā)出系統(tǒng)提示(短信通知、聲光報警);
5、快速尋找和查閱文件、盤點文件
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