十種讓工作變得簡(jiǎn)單高效的技巧

1、問(wèn)清楚工作的目標(biāo)與要求，可避免重復(fù)作業(yè)與減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)
你的一天只有1440分鐘，你能完成多少的工作？在信息龐雜、速度加快的職場(chǎng)環(huán)境，我們必須在愈來(lái)愈少的時(shí)間內(nèi)，完成愈來(lái)愈多的事情。在如今愈趨復(fù)雜與緊湊的工作步調(diào)中，“保持簡(jiǎn)單”是最好的應(yīng)對(duì)原則。“簡(jiǎn)單”來(lái)自于清楚的目標(biāo)與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。
目標(biāo)清楚不是要對(duì)方跟你解釋公司的目標(biāo)或是策略，而是這個(gè)目標(biāo)對(duì)你的意義是什么，公司的目標(biāo)與你個(gè)人目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)是什么。你要知道的不是工作細(xì)節(jié)的問(wèn)題，而是要確定大致的方向與優(yōu)先級(jí)。
　可以尋求主管的建議，在過(guò)程中有可能犯下哪些錯(cuò)誤或是疏失，應(yīng)該要如何避免；根據(jù)過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，曾經(jīng)發(fā)生過(guò)哪些意料之外的情形，必須預(yù)做準(zhǔn)備。這樣可以大幅減少不必要的錯(cuò)誤嘗試，當(dāng)然更能增加成功的機(jī)會(huì)。
你應(yīng)該先了解公司有哪些既有的資源可以應(yīng)用，可以尋求哪些支持，這樣才能更有效規(guī)劃自己的時(shí)間以及工作進(jìn)度。

2、懂得拒絕別人，不讓額外的要求擾亂自己的工作進(jìn)度
只有你最清楚自己的工作情況，你必須對(duì)自己負(fù)責(zé)，管理自己的時(shí)間與工作，不應(yīng)讓別人的額外要求，讓自己陷入忙亂的局面。

3、主動(dòng)提醒老板排定優(yōu)先級(jí)，可大幅減輕工作負(fù)擔(dān)
如果你沒(méi)有適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)工作的真實(shí)情況，老板早就不記得之前已經(jīng)交待你太多的工作。你當(dāng)然不可能同時(shí)完成這么多的工作，為什么不主動(dòng)的幫助老板訂出工作的優(yōu)先級(jí)。

4、報(bào)告時(shí)要有自己的觀點(diǎn)，只需少量的信息即可讓老板感到滿意
多數(shù)人在向主管或是老板報(bào)告時(shí)，總是擔(dān)心信息不夠多，“萬(wàn)一老板問(wèn)起來(lái)，答不出來(lái)，該怎么辦？”其實(shí)，這種擔(dān)憂是多余的，內(nèi)容精簡(jiǎn)、切中要點(diǎn)，最重要的是能夠幫助老板快速的做決策。

5、演示文稿時(shí)增加互動(dòng)的機(jī)會(huì)，可縮短演示文稿的內(nèi)容與報(bào)告的時(shí)間
在制作演示文稿時(shí)，我們時(shí)常忘了聽(tīng)眾的存在。真正成功的演示文稿在于清楚而正確的傳達(dá)訊息，創(chuàng)造溝通與對(duì)話的機(jī)會(huì)，進(jìn)而讓對(duì)方因?yàn)槟愕难菔疚母鍍?nèi)容而改變思維、決策、或是行動(dòng)。因此，重點(diǎn)不在于演示文稿，而是溝通的品質(zhì)

在做任何的演示文稿之前，你必須思考以下三點(diǎn)原則：

　　——你希望聽(tīng)眾聽(tīng)完演示文稿之后記得哪些重點(diǎn)？

　　——聽(tīng)眾會(huì)有什么樣的感受？

　　——你希望他們聽(tīng)完演示文稿之后有什么樣的決定？

6、有效過(guò)濾郵件，讓自己的注意力集中在最重要的訊息上
第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒(méi)有讓你覺(jué)得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。

第二步開(kāi)始迅速瀏覽其余的每一封信件內(nèi)容，除非信件內(nèi)容是有關(guān)近期內(nèi)(例如2星期內(nèi))你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。

前兩個(gè)步驟所花費(fèi)的時(shí)間不應(yīng)超過(guò)10分鐘。現(xiàn)在你的信箱應(yīng)該只剩下25％的信件，但是并不表示你必須全部保留剩下來(lái)25％的信件。你必須判斷這封信件：

　　——是否與你現(xiàn)在的工作內(nèi)容有關(guān)

　　——是否有提到你必須完成哪些事

　　——是否有說(shuō)明應(yīng)達(dá)成什么樣的目標(biāo)

　　——是否有列出可使用的資源

　　如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回復(fù)給寄件人，請(qǐng)求對(duì)方盡快回復(fù)以上的問(wèn)題。

7、郵件內(nèi)容盡量精簡(jiǎn)，節(jié)省寫(xiě)信的時(shí)間并增加對(duì)方響應(yīng)的機(jī)會(huì)
每一封電子郵件的內(nèi)容大約在8到12句的范圍內(nèi)。

　　——超過(guò)20個(gè)字就應(yīng)換行。

　　——如果超過(guò)3行必須空行

8.當(dāng)沒(méi)有溝通的可能時(shí)，不要浪費(fèi)時(shí)間想要改變
主管對(duì)于你的意見(jiàn)通常會(huì)有以下5種可能的回答：

　　——完全同意：“我完全同意你的看法，也會(huì)全力的支持你。”

　　——同意：“我并不是完全同意，但是我相信你的判斷。”

　　——不置可否：“我不同意你的看法，原因是……不過(guò)很謝謝你的意見(jiàn)。”

　　——不同意：“就照我的方法做。”

　　——完全不同意：“我絕不允許有這樣的想法，更不允許其它人有這樣的想法。”

　　如果你發(fā)現(xiàn)，在溝通的過(guò)程中，主管的回答多半是前三種情況，就表示這個(gè)主管是可以溝通的，愿意接受別人的想法。如果多半屬于最后兩種的情況，就代表他是不容易溝通的人。

9、只要取得信任，不需要反復(fù)的溝通，同樣可爭(zhēng)取到你要的資源
老板對(duì)你的信任來(lái)自于你解決問(wèn)題的能力。當(dāng)你在爭(zhēng)取預(yù)算時(shí)，必須先想清楚老板可能擔(dān)心的問(wèn)題，作為你的說(shuō)服理由，這是最有效的。

10、專注工作本身，而不是績(jī)效評(píng)量的名目，才能真正有好的表現(xiàn)
公司真正的目標(biāo)是擴(kuò)大控制、減少成本，績(jī)效評(píng)量的制度讓公司有合法的借口可以開(kāi)除不適任的員工。
要有好的績(jī)效，你的出發(fā)點(diǎn)是工作本身，而非績(jī)效評(píng)量。你只要想到以下的問(wèn)題：該怎么把這件事情做好？你必須加強(qiáng)自己哪方面的能力？當(dāng)你順利完成目標(biāo)、有了具體的成果，自然會(huì)有好的評(píng)量結(jié)果。