醫(yī)院檔案計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用初探

幾十年來(lái)，我國(guó)醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳 統(tǒng)的、封閉的、內(nèi)向的管理模式。近年來(lái)，雖然已有相 當(dāng)數(shù)量的醫(yī)院引進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但是這種 應(yīng)用尚停留于單一的、淺層的、初級(jí)的狀態(tài)和水平。

一、醫(yī)院實(shí)行檔案管理計(jì)算機(jī)化的有利條件 醫(yī)院機(jī)關(guān)檔案管理工作是醫(yī)院檔案室工作的基礎(chǔ)，是檔案室管理的重要組成部分。機(jī)關(guān)首先實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案，可為檔案室實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案打下 堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?，F(xiàn)代化建設(shè)、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，需要醫(yī) 院機(jī)關(guān)快速、及時(shí)、準(zhǔn)確地提供翔實(shí)、豐富的檔案信 息，這為機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案創(chuàng)造良好的外部環(huán) 境和機(jī)遇。社會(huì)發(fā)展的需要，辦公自動(dòng)化程度的不斷 提高，加快了機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和工作效率。機(jī)關(guān)檔案 數(shù)量少，年限短，時(shí)效性強(qiáng)，實(shí)用性大，可隨時(shí)分類標(biāo) 引、著錄、輸入，為實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造了有利條件。 只要領(lǐng)導(dǎo)重視，現(xiàn)代化意識(shí)強(qiáng)，配備計(jì)算機(jī)設(shè)備只是 舉手之勞。

目前，醫(yī)院實(shí)行目標(biāo)管理，就是要在檔案管理上有長(zhǎng)遠(yuǎn)的奮斗目標(biāo)和近期目標(biāo)，并且要有具體的內(nèi) 容，詳細(xì)的計(jì)劃以及落實(shí)的措施。醫(yī)院實(shí)行全面質(zhì)量 管理，就是要對(duì)檔案管理的現(xiàn)狀做到心中有數(shù)，逐步 實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管 理創(chuàng)造有利條件。

二、計(jì)算機(jī)運(yùn)用于檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1、利用計(jì)算機(jī)管理檔案不但能幫助檔案人員檢 索、統(tǒng)計(jì)，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制 各種目錄，其速度與效果是人工無(wú)法相比的。

2、進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索主題詞時(shí)，檔案人員或利用者 不需要把查找的文件轉(zhuǎn)換為按類目系統(tǒng)編制的代碼， 只要將查找的文件的有關(guān)主題詞進(jìn)行組配輸入計(jì)算 機(jī)，就很快能得出結(jié)果。由于我們大多數(shù)室藏檔案是按問(wèn)題立卷的，所以在主題檢索時(shí)，再設(shè)職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。

3、檔案借閱實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，查找方便靈活，直 觀性強(qiáng)。系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借 閱人和檔案號(hào)輸入計(jì)算機(jī)，靈活組配輸入，可以即刻 得到結(jié)果。當(dāng)借閱的檔案到期沒(méi)有歸還，也無(wú)需檔案 人員逐頁(yè)核對(duì)和填寫催還單，只要通過(guò)計(jì)算機(jī)便可打 印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時(shí)間，方便 了管理，提高了檢準(zhǔn)率。對(duì)于不太熟悉計(jì)算機(jī)檢索表 達(dá)式或檔案分類法的利用者來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)檢索是比較 容易接受的。

三、應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)化納入計(jì)算機(jī)管理檔案

1、重視法規(guī)建設(shè)，確立計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效 用。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案的法律效力是否被承認(rèn)，是管理檔案的前提。我們之所以要對(duì)文件進(jìn)行諸如收 集、整理、分類、歸檔等管理，就是以備后人查考利用。 然而，它們可以被查考利用的前提則必須是這些文件 具備法律效力，即放在法律程序范圍內(nèi)可以作為接受 的證據(jù)材料。如果文件的法律效力得不到承認(rèn)，自然我們對(duì)檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理也就失去了意義。我認(rèn)為，確認(rèn)和保證文件信息的原始性，可以通過(guò)法律的途徑來(lái)解決，應(yīng)盡快加強(qiáng)有關(guān)的法律法規(guī)建設(shè)。

2、檔案管理人員應(yīng)具備必要的計(jì)算機(jī)軟硬件和外語(yǔ)應(yīng)用能力。檔案管理人員應(yīng)該具備相應(yīng)的檔案 管理基礎(chǔ)知識(shí)，不懂檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)就無(wú)法理解 計(jì)算機(jī)管理檔案長(zhǎng)期保存的必要性和重要性，就不可 能采取一切必要的技術(shù)和措施管理與保存好電子檔 案，最終使真實(shí)記錄遭受損失。而不懂計(jì)算機(jī)軟硬件 技術(shù)就無(wú)法對(duì)文件形成歸檔及歸檔后形成的檔案進(jìn) 行有效管理，無(wú)法達(dá)到長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)利用檔案的目 的。具有必要的外語(yǔ)應(yīng)用能力，不但能直接從國(guó)外刊物或其他信息渠道獲取計(jì)算機(jī)檔案管理的前沿技術(shù) 信息，而且還可促進(jìn)檔案管理人員更好地掌握計(jì)算機(jī) 軟硬件技術(shù)。這三個(gè)方面（基礎(chǔ)知識(shí)、軟硬件技術(shù)、外 語(yǔ)應(yīng)用能力）條件并重，才能成為新型的檔案管理復(fù) 合型人才。

3、加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)。檔案部門應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ) 標(biāo)準(zhǔn)工作和標(biāo)準(zhǔn)的配套工作，使標(biāo)準(zhǔn)系列化，為實(shí)施、推 廣計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造條件。檔案的基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，包括案 卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、歸檔要求標(biāo)準(zhǔn)、全宗劃分標(biāo)準(zhǔn)、歸類要求標(biāo) 準(zhǔn)等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可 循，才能保證標(biāo)準(zhǔn)化工作的順利進(jìn)行。因此，醫(yī)院檔案 人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本單位具體情況制定 標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施細(xì)則。同時(shí)，應(yīng)積極組織實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和開(kāi)展對(duì)標(biāo) 準(zhǔn)的監(jiān)督，確保檔案基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化落到實(shí)處。

4、加強(qiáng)檔案計(jì)算機(jī)管理的前處理工作，切實(shí)保證 數(shù)據(jù)工程建設(shè)的順利開(kāi)展。

5、積極組織宣傳標(biāo)準(zhǔn)化工作，提高人們對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化 的認(rèn)識(shí)程度，增強(qiáng)檔案管理人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)，同時(shí)加 強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員素質(zhì)。

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