醫(yī)院檔案計算機管理應用初探

幾十年來，我國醫(yī)院的檔案管理基本上是屬于傳 統(tǒng)的、封閉的、內向的管理模式。近年來，雖然已有相 當數(shù)量的醫(yī)院引進計算機應用于檔案管理，但是這種 應用尚停留于單一的、淺層的、初級的狀態(tài)和水平。

一、醫(yī)院實行檔案管理計算機化的有利條件 醫(yī)院機關檔案管理工作是醫(yī)院檔案室工作的基礎，是檔案室管理的重要組成部分。機關首先實現(xiàn)計算機管理檔案，可為檔案室實現(xiàn)計算機管理檔案打下 堅實的基礎?，F(xiàn)代化建設、市場經濟的發(fā)展，需要醫(yī) 院機關快速、及時、準確地提供翔實、豐富的檔案信 息，這為機關實現(xiàn)計算機管理檔案創(chuàng)造良好的外部環(huán) 境和機遇。社會發(fā)展的需要，辦公自動化程度的不斷 提高，加快了機關工作的質量和工作效率。機關檔案 數(shù)量少，年限短，時效性強，實用性大，可隨時分類標 引、著錄、輸入，為實現(xiàn)計算機管理創(chuàng)造了有利條件。 只要領導重視，現(xiàn)代化意識強，配備計算機設備只是 舉手之勞。

目前，醫(yī)院實行目標管理，就是要在檔案管理上有長遠的奮斗目標和近期目標，并且要有具體的內 容，詳細的計劃以及落實的措施。醫(yī)院實行全面質量 管理，就是要對檔案管理的現(xiàn)狀做到心中有數(shù)，逐步 實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標準化，為醫(yī)院實現(xiàn)計算機管 理創(chuàng)造有利條件。

二、計算機運用于檔案管理的優(yōu)點

1、利用計算機管理檔案不但能幫助檔案人員檢 索、統(tǒng)計，而且還可以幫助檔案人員整理、組卷、編制 各種目錄，其速度與效果是人工無法相比的。

2、進行計算機檢索主題詞時，檔案人員或利用者 不需要把查找的文件轉換為按類目系統(tǒng)編制的代碼， 只要將查找的文件的有關主題詞進行組配輸入計算 機，就很快能得出結果。由于我們大多數(shù)室藏檔案是按問題立卷的，所以在主題檢索時，再設職能部門名稱加以限制，這樣，檢索速度將大大提高。

3、檔案借閱實行計算機管理，查找方便靈活，直 觀性強。系統(tǒng)采用菜單形式，利用者把借閱單位、借 閱人和檔案號輸入計算機，靈活組配輸入，可以即刻 得到結果。當借閱的檔案到期沒有歸還，也無需檔案 人員逐頁核對和填寫催還單，只要通過計算機便可打 印出催還單，節(jié)省了利用者和管理人員的時間，方便 了管理，提高了檢準率。對于不太熟悉計算機檢索表 達式或檔案分類法的利用者來說，計算機檢索是比較 容易接受的。

三、應將標準化納入計算機管理檔案

1、重視法規(guī)建設，確立計算機管理檔案的法律效 用。實行計算機管理檔案的法律效力是否被承認，是管理檔案的前提。我們之所以要對文件進行諸如收 集、整理、分類、歸檔等管理，就是以備后人查考利用。 然而，它們可以被查考利用的前提則必須是這些文件 具備法律效力，即放在法律程序范圍內可以作為接受 的證據(jù)材料。如果文件的法律效力得不到承認，自然我們對檔案實行計算機管理也就失去了意義。我認為，確認和保證文件信息的原始性，可以通過法律的途徑來解決，應盡快加強有關的法律法規(guī)建設。

2、檔案管理人員應具備必要的計算機軟硬件和外語應用能力。檔案管理人員應該具備相應的檔案 管理基礎知識，不懂檔案管理的基礎知識就無法理解 計算機管理檔案長期保存的必要性和重要性，就不可 能采取一切必要的技術和措施管理與保存好電子檔 案，最終使真實記錄遭受損失。而不懂計算機軟硬件 技術就無法對文件形成歸檔及歸檔后形成的檔案進 行有效管理，無法達到長期保存和開發(fā)利用檔案的目 的。具有必要的外語應用能力，不但能直接從國外刊物或其他信息渠道獲取計算機檔案管理的前沿技術 信息，而且還可促進檔案管理人員更好地掌握計算機 軟硬件技術。這三個方面（基礎知識、軟硬件技術、外 語應用能力）條件并重，才能成為新型的檔案管理復 合型人才。

3、加強檔案業(yè)務規(guī)范建設。檔案部門應加強基礎 標準工作和標準的配套工作，使標準系列化，為實施、推 廣計算機管理創(chuàng)造條件。檔案的基礎工作標準，包括案 卷質量標準、歸檔要求標準、全宗劃分標準、歸類要求標 準等，只有使檔案從立卷到歸檔等一系列工作有序可 循，才能保證標準化工作的順利進行。因此，醫(yī)院檔案 人員應當嚴格依照國家標準，根據(jù)本單位具體情況制定 標準實施細則。同時，應積極組織實施標準和開展對標 準的監(jiān)督，確保檔案基礎工作標準化落到實處。

4、加強檔案計算機管理的前處理工作，切實保證 數(shù)據(jù)工程建設的順利開展。

5、積極組織宣傳標準化工作，提高人們對標準化 的認識程度，增強檔案管理人員的標準化意識，同時加 強檔案管理人員的培訓工作，提高檔案管理人員素質。

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