關于電源產(chǎn)品投標時標書文件的撰寫方法

1引言

當今社會，在企業(yè)產(chǎn)品的買賣過程中，由以前的“計劃經(jīng)濟”，過渡到現(xiàn)在的“市場經(jīng)濟”（預計今后還將過渡到比較理想的某種經(jīng)濟），供需關系也將不斷完善。

在市場經(jīng)濟初期發(fā)展的情況下，物資供大于求的局面是發(fā)展的必然趨勢。因此，國家和各級主管部門，為了規(guī)范市場，將有限的訂貨資源，買到貨真價實的產(chǎn)品，必然要對供方單位進行比對，進行優(yōu)勝劣汰，因而就產(chǎn)生了招標、投標、中標與落標等方方面面的問題。

投標的目的是為了中標，因此投標文件撰寫得好壞，可以說關系到中標與否的很重要的一個方面。當然，中標與否受多種因素的影響，其中也不能排除那種社會上存在的一些問題。但從全局來說，一個真正有實力的單位，是寫好投標文件的先決條件。但反過來說，雖然企業(yè)有很好的基礎，若寫不好標書，也無法將自己推薦出去，抓不住機遇。這在當前實際運作過程中，是常見的事。

關于投標文件，在編寫過程中應考慮和注意的各方面問題在這里進行一些介紹。

2投標前的準備

2．1了解信息，掌握真實情況

當今信息社會，招標信息多種多樣。如此多的信息來源，要找出對本單位有實用價值的信息，要把具體單位、主管部門、中間環(huán)節(jié)和人員，還要把技術負責人是誰、哪個部門負責招標、決策者是誰……這些信息應盡量詳細地提供給公司負責市場銷售的決策主管，組織進行研究、分析與決策。通過去粗取精、去偽存真，及時捕捉對本單位真正有實用價值的招標項目，并采取相應的一系列措施。這當中，招標的標書往往滯后于招標前的構思和設想。如你在某招標單位或其上級主管部門（譬如全國電網(wǎng)改造就是由國務院下達，國家電力公司決策，各區(qū)省電力部門規(guī)劃實施）剛剛開始有此意向、設想的時刻，就能捕捉此信息，掌握其動態(tài)，這就搶先了一步。如果標書已出來，各單位在購置標書時，才得到這一信息，為時已晚，沒有前期的思想準備和進一步的全局考慮。不少單位雖然條件很好，但是由于時間倉促，考慮問題欠周到，最終落標，這是信息情報捕捉不靈而造成的。

2．2知己知彼，才能取勝

當你知道一個確切的招標項目，就要分析本單位的現(xiàn)實情況，有無可能接標，或者說通過短期努力，是否能夠滿足招標單位提出的各項主要性能指標和供貨要求。同時也要分析對比與你同行業(yè)公司、企業(yè)單位，他們參與投標競爭的可能性。這些單位與你公司相比，有哪些長處、短處，他們的技術力量與水平、加工手段、質量控制、生產(chǎn)周期、服務水平、感情投資及以往產(chǎn)品在該投標單位使用的質量情況等，并要與自己進行公正而恰如其分的對比。對于比對下來的短處，如何采取切實可行的整改措施予以彌補?？傊挥泄陀^、實事求是地比較，才能面對現(xiàn)實，發(fā)現(xiàn)自己的弱點，爭取迅速糾正弱點并趕上或超過別人，使之能與競爭對手打擂臺，比高低。

2．3選擇有能力的人員

在當今中國的市場經(jīng)濟運作過程中，人是決定的因素，項目中標與否是與人密切相關的。特別是與從未發(fā)生過合同往來關系的單位，人家對你不了解、很生疏，更無感情基礎。在此情況下，應選派有一定攻關能力、有知識、有水平、懂業(yè)務、有教養(yǎng)，應變能力強、語言表達能力水平高的人員，與招標主管部門和相關人員進行聯(lián)系與接觸，真誠而扼要的介紹你的公司，使他對你及你的公司產(chǎn)生好感。同時當你了解到他們在哪方面有困難時，要全力給予幫助、支持和解決。即答應的事，必須要解決，不能食言。例如他們急需一種配件無法找到而影響生產(chǎn)，雖然你的單位并不生產(chǎn)，但你要想辦法幫助他們解決，如果解決了人家的燃眉之急，其效果可想而知。當然可能遇到的問題是多方面的。這就需要你的真誠及應變能力。

這里所述感情投資，決不是那種請客送禮，而是通過你的接觸、了解與交流或其他方式達到對你及你的公司有一個全面了解。因此講話藝術特別重要，人與人之間，往往會在比較輕松而歡快的氣氛中，解決看起來好象非常難解決的問題。

當然，如果公司允許，也可以送一盤介紹公司的形象、生活設施等體現(xiàn)公司總體實力水平的錄像帶給對方，這是全面推薦公司形象的很好的方法。

如果供需雙方之間充分融洽，相互了解，那么在各種軟硬件設施相同的條件下，你中標的機會將最大。

與客戶發(fā)生聯(lián)系的市場人員的形象，就代表著你公司的形象。因為只有好的公司，才能培養(yǎng)出高素質的市場營銷人員。

3招標文件的消化與決策

3．1認真閱讀招標文件

既然確定投標，就必須購買標書，以便了解掌握招標項目的具體內(nèi)容和要求，只有全面熟悉招標文件才能對其中細節(jié)進行構思、設計并作好應標的各項準備工作。

標書的內(nèi)容，隨著主管部門、項目性質與難易程度、項目大小與費用等因素的不同，其差異特別大。但它離不開諸如“項目名稱及數(shù)量、技術要求與性能參數(shù)指標、提交產(chǎn)品的時間，以及國家規(guī)定的各項法律法規(guī)”等方面的內(nèi)容。故必須根據(jù)標書的內(nèi)容進行歸納與分析，并責成各相關部門進行研究與準備。如屬于技術參數(shù)性能指標方面的內(nèi)容，應找相關技術部門進行研究，并拿出措施方案及結論性的意見；屬于生產(chǎn)系統(tǒng)方面的問題，應找生產(chǎn)計劃部門研究，能否按期保質保量完成任務；屬于成本報價方面的內(nèi)容，應由財務和成本核算方面的人員，拿出報價的計算數(shù)據(jù)等。總之一句話，必須對各項指標與要求，逐條進行推敲與研究，拿出可靠的數(shù)據(jù)和切實可行的配套措施，只有在這樣的前提下，投標的數(shù)據(jù)才正確可靠，并以此為依據(jù)在一定范圍內(nèi)進行適當微調(diào)。

這兒要特別提醒的，往往被忽略的細節(jié)問題，稍不注意，也會影響大局。如明明要求在產(chǎn)品出廠前要到供方去驗收后提貨，但在投標書上卻給忽略；又如標書明確規(guī)定，承諾在三年內(nèi)出現(xiàn)質量問題或事故，負責包修包換，你卻給忽略或避而不談。這些微小的細節(jié)，都能影響中標的可能性。在消化吸收招標文件的過程中，只有做到一絲不茍，才能保證萬無一失。

3．2對關鍵問題的解決

招標文件中提出的各項條件與要求，對任何投標單位來說都是公平的?？墒歉鱾€投標單位，由于技術能力與水平、加工手段、生產(chǎn)條件、地理位置、進度要求、交貨日期、實際成本所確定的報價等方面是不可能相同的。因此，對于同一個招標項目來說，各投標單位需要解決的關鍵問題的側重點是不相同的。如何看準并抓住其中主要矛盾，并迅速拿出決策是非常重要的環(huán)節(jié)。這兒舉兩個例子。

（1）貴州某電力部門為其下屬五個配電所進行技術改造，決定各配置一臺220V/50A饋線屏與配電所原有的設備配套（原已有220V/40A直流屏一臺，220V交流屏一臺，220V/100AH蓄電池屏一臺），決定進行招標。從招標書上可以看出，其技術參數(shù)無特殊要求，一般都能達到。其外形結構為2360×800×600(mm)及顏色與原來的設備相同；訂貨周期為2個月，其他要求也很普通，從招標的五臺設備來看，達到這些要求不成問題。分析的結果是價格之爭，其主要矛盾就是在保證質量可靠的前提下，如何降低生產(chǎn)成本。故需從電路設計上（包括斬波器、降壓硅鏈和DC/DC變換器等）進行嚴格的成本核算，降低報價，才能具有投標競爭力。

（2）四川某公司為巴基斯坦設計建造一個通信網(wǎng)絡，共有18個基站。需要48V/400A高頻開關電源18臺，技術參數(shù)與一般通信行業(yè)標準相同。但要求可靠性指標MTBF（設備平均無故障工作時間）達到5萬小時以上，一個月完成。從上述可見，這種電源可采用48V/50A標準單元模塊，配備8只即可滿足要求（考慮可靠性，實行N＋1方式，即備份1只，采用9只電源模塊進行配置）。從這個招標文件中可以看出，一般有實力的通信電源廠家都能滿足要求。關鍵的問題是供貨時間和可靠性。因此，作為投標方首先要從生產(chǎn)條件和原材料等方面滿足供貨要求。而對于MTBF達到5萬小時，需從設計、工藝、加工手段、方法、檢測及各種元器件、電器配件的可靠性指標來進行計算分配，以滿足這一要求。如果可靠性指標能夠達到，供貨時間保證（對于價格高低可能不是主要問題），則中標的可能性就很大。

實際例子很多，這兒就不再列舉?？傊?，任何招標項目，都要仔細分析，看準其關鍵問題，并對癥下藥，積極迎戰(zhàn)，好的結果總有希望。

3．3根據(jù)標書的要求迅速拿出最佳方案

任何招標文件下來以后，其項目內(nèi)容很多，但其具體規(guī)格要求、技術規(guī)范是不可缺少的，而這些是該項目的關鍵內(nèi)容。所以當接到標書以后，其技術參數(shù)方面的問題要立即轉送到單位的技術設計部門。經(jīng)認真消化其技術要求和性能指標，選擇最佳方案來滿足客戶的要求。技術設計是先行官，技術上達不到，其他再好也沒有用。因此要根據(jù)標書的技術要求一一進行構思，最終設計出符合要求的電路原理圖及規(guī)范的系統(tǒng)方框圖，隨即由結構設計人員根據(jù)電路的組成情況，設計面板布置圖、端子接線圖及其它根據(jù)標書所要求的圖紙資料。

值得一提的是，外觀造型設計極為重要，若有可能，應構思畫出外形立體圖，使需方有一種直觀感覺。在這一點上，我們國家很多企業(yè)的生產(chǎn)廠家往往忽略這一項，要知道需方單位很希望將來所得到的產(chǎn)品預先有一個感性認識，到底是什么形狀，是否滿意。這些文件的提供，也體現(xiàn)出投標單位的技術實力和工作能力。

3．4其他問題的對策

招標工作涉及的面很廣，這里著重提出兩點：一點是招標單位提出的一些特殊問題，如驗收、試驗、包裝方面的額外要求，設備的現(xiàn)場安裝及調(diào)試等；另外一點是招標文件中除招標規(guī)定的技術規(guī)范外，其它方面的條款，而本單位落實尚有一定困難的有關內(nèi)容。如果上述兩點都能解決，應該說該項目的中標大有希望。

4投標文件的撰寫

4．1撰寫原則

（1）投標方所提供的投標文件和資料，將作為招標單位評標的主要參數(shù)依據(jù)，故必須認真對待，實事求是地撰寫。

（2）按招標文件的內(nèi)容和要求，必須仔細閱讀、全面領會、掌握重點、分別敘述。

　　投標的目的是為了中標、拿到訂貨合同，故投標內(nèi)容必須按招標規(guī)定要求，全面予與滿足，并保證所提供全部資料的真實性。但不是逐條予以解答，防止以流水帳形式進行敘述，而應緊緊圍繞標書的內(nèi)容，經(jīng)過歸納綜合后進行撰寫，做到主次分明。這兒所敘述的主要內(nèi)容，不外乎以下幾點：

①突出自己的優(yōu)勢與特點，最大限度而又實事求是地推薦本公司的實力。

②為滿足技術指標和性能參數(shù)，進行設計考慮的要點及措施方法，以及以往曾生產(chǎn)過的同類產(chǎn)品的依據(jù)。

③保證產(chǎn)品質量達到預定目標的具體方法和有關承諾。

④招標與投標不外乎是產(chǎn)品性能指標、質量情況、生產(chǎn)周期、售后服務及合理報價等方面的內(nèi)容，這其中的報價最具競爭力，并要保密。

（3）對原標書內(nèi)容有異議，技術要求確實不合理或需進一步要求交底的有關技術問題，應及時以書面形式提出澄清要求，使之糾正不合理的內(nèi)容。特別要防止一知半解、似是而非的投標。在實際運作過程中，如果招標文件中有些內(nèi)容不確切或不完備，你若能提出正確的建議，正說明你公司的技術能力及水平。

（4）一旦中標，投標文件將作為雙方簽定相關合同的依據(jù)。任何一方均不得以任何理由對其中的內(nèi)容提出附加或作原則性更改（當然不排除為完善合同、提高和改善產(chǎn)品性能，所作的技術參數(shù)微調(diào)工作）。

（5）文字要簡潔、扼要，該說的要說到，說到的必須要做到。

（6）報價中要有彈性和余地，根據(jù)配制增減，價格可上浮或下降10％左右，此點特別重要。如何在投標文件中，靈活運用這些意圖，這就是技巧。同時此報價必須單獨密封、分裝，并盡量減少知道報價底細的人員，防止人為泄密，稍不注意將造成不可挽回的影響。