關(guān)于電源產(chǎn)品投標(biāo)時標(biāo)書文件的撰寫方法

1引言

當(dāng)今社會，在企業(yè)產(chǎn)品的買賣過程中，由以前的“計劃經(jīng)濟”，過渡到現(xiàn)在的“市場經(jīng)濟”（預(yù)計今后還將過渡到比較理想的某種經(jīng)濟），供需關(guān)系也將不斷完善。

在市場經(jīng)濟初期發(fā)展的情況下，物資供大于求的局面是發(fā)展的必然趨勢。因此，國家和各級主管部門，為了規(guī)范市場，將有限的訂貨資源，買到貨真價實的產(chǎn)品，必然要對供方單位進行比對，進行優(yōu)勝劣汰，因而就產(chǎn)生了招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)與落標(biāo)等方方面面的問題。

投標(biāo)的目的是為了中標(biāo)，因此投標(biāo)文件撰寫得好壞，可以說關(guān)系到中標(biāo)與否的很重要的一個方面。當(dāng)然，中標(biāo)與否受多種因素的影響，其中也不能排除那種社會上存在的一些問題。但從全局來說，一個真正有實力的單位，是寫好投標(biāo)文件的先決條件。但反過來說，雖然企業(yè)有很好的基礎(chǔ)，若寫不好標(biāo)書，也無法將自己推薦出去，抓不住機遇。這在當(dāng)前實際運作過程中，是常見的事。

關(guān)于投標(biāo)文件，在編寫過程中應(yīng)考慮和注意的各方面問題在這里進行一些介紹。

2投標(biāo)前的準(zhǔn)備

2．1了解信息，掌握真實情況

當(dāng)今信息社會，招標(biāo)信息多種多樣。如此多的信息來源，要找出對本單位有實用價值的信息，要把具體單位、主管部門、中間環(huán)節(jié)和人員，還要把技術(shù)負責(zé)人是誰、哪個部門負責(zé)招標(biāo)、決策者是誰……這些信息應(yīng)盡量詳細地提供給公司負責(zé)市場銷售的決策主管，組織進行研究、分析與決策。通過去粗取精、去偽存真，及時捕捉對本單位真正有實用價值的招標(biāo)項目，并采取相應(yīng)的一系列措施。這當(dāng)中，招標(biāo)的標(biāo)書往往滯后于招標(biāo)前的構(gòu)思和設(shè)想。如你在某招標(biāo)單位或其上級主管部門（譬如全國電網(wǎng)改造就是由國務(wù)院下達，國家電力公司決策，各區(qū)省電力部門規(guī)劃實施）剛剛開始有此意向、設(shè)想的時刻，就能捕捉此信息，掌握其動態(tài)，這就搶先了一步。如果標(biāo)書已出來，各單位在購置標(biāo)書時，才得到這一信息，為時已晚，沒有前期的思想準(zhǔn)備和進一步的全局考慮。不少單位雖然條件很好，但是由于時間倉促，考慮問題欠周到，最終落標(biāo)，這是信息情報捕捉不靈而造成的。

2．2知己知彼，才能取勝

當(dāng)你知道一個確切的招標(biāo)項目，就要分析本單位的現(xiàn)實情況，有無可能接標(biāo)，或者說通過短期努力，是否能夠滿足招標(biāo)單位提出的各項主要性能指標(biāo)和供貨要求。同時也要分析對比與你同行業(yè)公司、企業(yè)單位，他們參與投標(biāo)競爭的可能性。這些單位與你公司相比，有哪些長處、短處，他們的技術(shù)力量與水平、加工手段、質(zhì)量控制、生產(chǎn)周期、服務(wù)水平、感情投資及以往產(chǎn)品在該投標(biāo)單位使用的質(zhì)量情況等，并要與自己進行公正而恰如其分的對比。對于比對下來的短處，如何采取切實可行的整改措施予以彌補?？傊?，只有公正客觀、實事求是地比較，才能面對現(xiàn)實，發(fā)現(xiàn)自己的弱點，爭取迅速糾正弱點并趕上或超過別人，使之能與競爭對手打擂臺，比高低。

2．3選擇有能力的人員

在當(dāng)今中國的市場經(jīng)濟運作過程中，人是決定的因素，項目中標(biāo)與否是與人密切相關(guān)的。特別是與從未發(fā)生過合同往來關(guān)系的單位，人家對你不了解、很生疏，更無感情基礎(chǔ)。在此情況下，應(yīng)選派有一定攻關(guān)能力、有知識、有水平、懂業(yè)務(wù)、有教養(yǎng)，應(yīng)變能力強、語言表達能力水平高的人員，與招標(biāo)主管部門和相關(guān)人員進行聯(lián)系與接觸，真誠而扼要的介紹你的公司，使他對你及你的公司產(chǎn)生好感。同時當(dāng)你了解到他們在哪方面有困難時，要全力給予幫助、支持和解決。即答應(yīng)的事，必須要解決，不能食言。例如他們急需一種配件無法找到而影響生產(chǎn)，雖然你的單位并不生產(chǎn)，但你要想辦法幫助他們解決，如果解決了人家的燃眉之急，其效果可想而知。當(dāng)然可能遇到的問題是多方面的。這就需要你的真誠及應(yīng)變能力。

這里所述感情投資，決不是那種請客送禮，而是通過你的接觸、了解與交流或其他方式達到對你及你的公司有一個全面了解。因此講話藝術(shù)特別重要，人與人之間，往往會在比較輕松而歡快的氣氛中，解決看起來好象非常難解決的問題。

當(dāng)然，如果公司允許，也可以送一盤介紹公司的形象、生活設(shè)施等體現(xiàn)公司總體實力水平的錄像帶給對方，這是全面推薦公司形象的很好的方法。

如果供需雙方之間充分融洽，相互了解，那么在各種軟硬件設(shè)施相同的條件下，你中標(biāo)的機會將最大。

與客戶發(fā)生聯(lián)系的市場人員的形象，就代表著你公司的形象。因為只有好的公司，才能培養(yǎng)出高素質(zhì)的市場營銷人員。

3招標(biāo)文件的消化與決策

3．1認真閱讀招標(biāo)文件

既然確定投標(biāo)，就必須購買標(biāo)書，以便了解掌握招標(biāo)項目的具體內(nèi)容和要求，只有全面熟悉招標(biāo)文件才能對其中細節(jié)進行構(gòu)思、設(shè)計并作好應(yīng)標(biāo)的各項準(zhǔn)備工作。

標(biāo)書的內(nèi)容，隨著主管部門、項目性質(zhì)與難易程度、項目大小與費用等因素的不同，其差異特別大。但它離不開諸如“項目名稱及數(shù)量、技術(shù)要求與性能參數(shù)指標(biāo)、提交產(chǎn)品的時間，以及國家規(guī)定的各項法律法規(guī)”等方面的內(nèi)容。故必須根據(jù)標(biāo)書的內(nèi)容進行歸納與分析，并責(zé)成各相關(guān)部門進行研究與準(zhǔn)備。如屬于技術(shù)參數(shù)性能指標(biāo)方面的內(nèi)容，應(yīng)找相關(guān)技術(shù)部門進行研究，并拿出措施方案及結(jié)論性的意見；屬于生產(chǎn)系統(tǒng)方面的問題，應(yīng)找生產(chǎn)計劃部門研究，能否按期保質(zhì)保量完成任務(wù)；屬于成本報價方面的內(nèi)容，應(yīng)由財務(wù)和成本核算方面的人員，拿出報價的計算數(shù)據(jù)等。總之一句話，必須對各項指標(biāo)與要求，逐條進行推敲與研究，拿出可靠的數(shù)據(jù)和切實可行的配套措施，只有在這樣的前提下，投標(biāo)的數(shù)據(jù)才正確可靠，并以此為依據(jù)在一定范圍內(nèi)進行適當(dāng)微調(diào)。

這兒要特別提醒的，往往被忽略的細節(jié)問題，稍不注意，也會影響大局。如明明要求在產(chǎn)品出廠前要到供方去驗收后提貨，但在投標(biāo)書上卻給忽略；又如標(biāo)書明確規(guī)定，承諾在三年內(nèi)出現(xiàn)質(zhì)量問題或事故，負責(zé)包修包換，你卻給忽略或避而不談。這些微小的細節(jié)，都能影響中標(biāo)的可能性。在消化吸收招標(biāo)文件的過程中，只有做到一絲不茍，才能保證萬無一失。

3．2對關(guān)鍵問題的解決

招標(biāo)文件中提出的各項條件與要求，對任何投標(biāo)單位來說都是公平的?？墒歉鱾€投標(biāo)單位，由于技術(shù)能力與水平、加工手段、生產(chǎn)條件、地理位置、進度要求、交貨日期、實際成本所確定的報價等方面是不可能相同的。因此，對于同一個招標(biāo)項目來說，各投標(biāo)單位需要解決的關(guān)鍵問題的側(cè)重點是不相同的。如何看準(zhǔn)并抓住其中主要矛盾，并迅速拿出決策是非常重要的環(huán)節(jié)。這兒舉兩個例子。

（1）貴州某電力部門為其下屬五個配電所進行技術(shù)改造，決定各配置一臺220V/50A饋線屏與配電所原有的設(shè)備配套（原已有220V/40A直流屏一臺，220V交流屏一臺，220V/100AH蓄電池屏一臺），決定進行招標(biāo)。從招標(biāo)書上可以看出，其技術(shù)參數(shù)無特殊要求，一般都能達到。其外形結(jié)構(gòu)為2360×800×600(mm)及顏色與原來的設(shè)備相同；訂貨周期為2個月，其他要求也很普通，從招標(biāo)的五臺設(shè)備來看，達到這些要求不成問題。分析的結(jié)果是價格之爭，其主要矛盾就是在保證質(zhì)量可靠的前提下，如何降低生產(chǎn)成本。故需從電路設(shè)計上（包括斬波器、降壓硅鏈和DC/DC變換器等）進行嚴格的成本核算，降低報價，才能具有投標(biāo)競爭力。

（2）四川某公司為巴基斯坦設(shè)計建造一個通信網(wǎng)絡(luò)，共有18個基站。需要48V/400A高頻開關(guān)電源18臺，技術(shù)參數(shù)與一般通信行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)相同。但要求可靠性指標(biāo)MTBF（設(shè)備平均無故障工作時間）達到5萬小時以上，一個月完成。從上述可見，這種電源可采用48V/50A標(biāo)準(zhǔn)單元模塊，配備8只即可滿足要求（考慮可靠性，實行N＋1方式，即備份1只，采用9只電源模塊進行配置）。從這個招標(biāo)文件中可以看出，一般有實力的通信電源廠家都能滿足要求。關(guān)鍵的問題是供貨時間和可靠性。因此，作為投標(biāo)方首先要從生產(chǎn)條件和原材料等方面滿足供貨要求。而對于MTBF達到5萬小時，需從設(shè)計、工藝、加工手段、方法、檢測及各種元器件、電器配件的可靠性指標(biāo)來進行計算分配，以滿足這一要求。如果可靠性指標(biāo)能夠達到，供貨時間保證（對于價格高低可能不是主要問題），則中標(biāo)的可能性就很大。

實際例子很多，這兒就不再列舉?？傊魏握袠?biāo)項目，都要仔細分析，看準(zhǔn)其關(guān)鍵問題，并對癥下藥，積極迎戰(zhàn)，好的結(jié)果總有希望。

3．3根據(jù)標(biāo)書的要求迅速拿出最佳方案

任何招標(biāo)文件下來以后，其項目內(nèi)容很多，但其具體規(guī)格要求、技術(shù)規(guī)范是不可缺少的，而這些是該項目的關(guān)鍵內(nèi)容。所以當(dāng)接到標(biāo)書以后，其技術(shù)參數(shù)方面的問題要立即轉(zhuǎn)送到單位的技術(shù)設(shè)計部門。經(jīng)認真消化其技術(shù)要求和性能指標(biāo)，選擇最佳方案來滿足客戶的要求。技術(shù)設(shè)計是先行官，技術(shù)上達不到，其他再好也沒有用。因此要根據(jù)標(biāo)書的技術(shù)要求一一進行構(gòu)思，最終設(shè)計出符合要求的電路原理圖及規(guī)范的系統(tǒng)方框圖，隨即由結(jié)構(gòu)設(shè)計人員根據(jù)電路的組成情況，設(shè)計面板布置圖、端子接線圖及其它根據(jù)標(biāo)書所要求的圖紙資料。

值得一提的是，外觀造型設(shè)計極為重要，若有可能，應(yīng)構(gòu)思畫出外形立體圖，使需方有一種直觀感覺。在這一點上，我們國家很多企業(yè)的生產(chǎn)廠家往往忽略這一項，要知道需方單位很希望將來所得到的產(chǎn)品預(yù)先有一個感性認識，到底是什么形狀，是否滿意。這些文件的提供，也體現(xiàn)出投標(biāo)單位的技術(shù)實力和工作能力。

3．4其他問題的對策

招標(biāo)工作涉及的面很廣，這里著重提出兩點：一點是招標(biāo)單位提出的一些特殊問題，如驗收、試驗、包裝方面的額外要求，設(shè)備的現(xiàn)場安裝及調(diào)試等；另外一點是招標(biāo)文件中除招標(biāo)規(guī)定的技術(shù)規(guī)范外，其它方面的條款，而本單位落實尚有一定困難的有關(guān)內(nèi)容。如果上述兩點都能解決，應(yīng)該說該項目的中標(biāo)大有希望。

4投標(biāo)文件的撰寫

4．1撰寫原則

（1）投標(biāo)方所提供的投標(biāo)文件和資料，將作為招標(biāo)單位評標(biāo)的主要參數(shù)依據(jù)，故必須認真對待，實事求是地撰寫。

（2）按招標(biāo)文件的內(nèi)容和要求，必須仔細閱讀、全面領(lǐng)會、掌握重點、分別敘述。

　　投標(biāo)的目的是為了中標(biāo)、拿到訂貨合同，故投標(biāo)內(nèi)容必須按招標(biāo)規(guī)定要求，全面予與滿足，并保證所提供全部資料的真實性。但不是逐條予以解答，防止以流水帳形式進行敘述，而應(yīng)緊緊圍繞標(biāo)書的內(nèi)容，經(jīng)過歸納綜合后進行撰寫，做到主次分明。這兒所敘述的主要內(nèi)容，不外乎以下幾點：

①突出自己的優(yōu)勢與特點，最大限度而又實事求是地推薦本公司的實力。

②為滿足技術(shù)指標(biāo)和性能參數(shù)，進行設(shè)計考慮的要點及措施方法，以及以往曾生產(chǎn)過的同類產(chǎn)品的依據(jù)。

③保證產(chǎn)品質(zhì)量達到預(yù)定目標(biāo)的具體方法和有關(guān)承諾。

④招標(biāo)與投標(biāo)不外乎是產(chǎn)品性能指標(biāo)、質(zhì)量情況、生產(chǎn)周期、售后服務(wù)及合理報價等方面的內(nèi)容，這其中的報價最具競爭力，并要保密。

（3）對原標(biāo)書內(nèi)容有異議，技術(shù)要求確實不合理或需進一步要求交底的有關(guān)技術(shù)問題，應(yīng)及時以書面形式提出澄清要求，使之糾正不合理的內(nèi)容。特別要防止一知半解、似是而非的投標(biāo)。在實際運作過程中，如果招標(biāo)文件中有些內(nèi)容不確切或不完備，你若能提出正確的建議，正說明你公司的技術(shù)能力及水平。

（4）一旦中標(biāo)，投標(biāo)文件將作為雙方簽定相關(guān)合同的依據(jù)。任何一方均不得以任何理由對其中的內(nèi)容提出附加或作原則性更改（當(dāng)然不排除為完善合同、提高和改善產(chǎn)品性能，所作的技術(shù)參數(shù)微調(diào)工作）。

（5）文字要簡潔、扼要，該說的要說到，說到的必須要做到。

（6）報價中要有彈性和余地，根據(jù)配制增減，價格可上浮或下降10％左右，此點特別重要。如何在投標(biāo)文件中，靈活運用這些意圖，這就是技巧。同時此報價必須單獨密封、分裝，并盡量減少知道報價底細的人員，防止人為泄密，稍不注意將造成不可挽回的影響。